ЦЕНТР ОБУЧЕНИЯ EXCEL

Галины Елисеенко

Кадровое делопроизводство


Что такое кадровое делопроизводствоЛюбой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.
Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. Кадровая документация - это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство. В соответствии с названным Стандартом делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения.

 Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление: прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие.

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.
Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить задачи:

  • документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
  • построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам индивидуального предпринимателя;
  • регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
  • создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;
  • разрешить трудовые споры.

По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:
- заявление о приёме на работу;
- приказ о приеме на работу;
2. Документация по переводу на другую работу:
- заявление о переводе на другую работу;
- представление о переводе на другую работу;
- приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
- заявление об увольнении;
- приказ об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
- график отпусков;
- заявление о предоставлении отпуска;
- приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
- представление о поощрении;
- приказ о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
- приказ о наложении дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:
1. Организационно-правовая документация:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение о структурном подразделении;
- график отпусков;
- должностные инструкции.
2. Персональная документация:
- трудовая книжка;
- личное дело;
- личная карточка работника.
3. Договорная документация:
- коллективный договор (соглашение);
- трудовой договор.
4. Распорядительная документация:
- приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация:
- учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;
- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
6. Информационно-справочная документация.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности индивидуального предпринимателя.
Работа с кадрами обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно.
В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать:

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ). На основании ТК РФ устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.
  2. На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" строится работа с персональными данными сотрудников.
  3. Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".
  4. Также необходимы Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.
  5. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. На индивидуального предпринимателя данные формы не распространяются, но их кадровая документация должна по содержанию соответствовать приведенным в Постановлении документам.
    Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то работодатель вправе разработать форму документа самостоятельно.

Работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.
К локальным нормативно-правовым актам относятся:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • коллективный договор;
  • штатное расписание;
  • положение о должностной инструкции;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • положение по оплате труда и премировании;

Нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:
- Конституция Российской Федерации;
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации";
- Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках";
- Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек";
- Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Похожие статьи: 

Please publish modules in offcanvas position.